Programy Huzar Software umożliwiają podpisywanie niektórych dokumentów elektronicznych za pomocą podpisu elektronicznego.

Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny spełnia analogiczną funkcję do podpisu własnoręcznego, służy on do identyfikacji osoby składającej podpis. Podpis elektroniczny ma takie same skutki prawne, jak podpis własnoręczny.

Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.; tekst jednolity w Dz. U. Z 2013 r. poz. 262), podpis elektroniczny to „dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny”.

Aby podpis elektroniczny mógł zostać uznany za równoważny podpisowi własnoręcznemu, powinien on spełniać warunki bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który:

• jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
• jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
• jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Należy pamiętać o tym, że nie każdy podpis elektroniczny jest bezpieczny. Do podpisywania dokumentów elektronicznych należy korzystać z podpisów kwalifikowanych, czyli bezpiecznych podpisów elektronicznych weryfikowanych kwalifikowanym certyfikatem. Taki podpis musi zostać wystawiony przez „Zaufaną Trzecią Stronę”, czyli niezależną instytucję, zwaną urzędem certyfikacji.

Przykład: pliki PDF podpisane elektronicznie

Podpis dokumentów w postaci plików PDF może zostać zweryfikowany w programie Adobe Reader po kliknięciu ikony podpisu elektronicznego (kartka z długopisem). W programach Huzar Software istnieje możliwość podpisu faktur VAT eksportowanych do plików PDF.

Jak uzyskać podpis bezpieczny?

Aby uzyskać bezpieczny (kwalifikowany) certyfikat elektroniczny, służący do elektronicznego podpisywania dokumentów, należy zgłosić się do jednego z podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne.

Nadrzędnym urzędem certyfikacji w Polsce, sprawującym kontrolę nad wszystkimi podmiotami certyfikującymi, jest Narodowe Centrum Certyfikacji, podlegające NBP.

Lista podmiotów certyfikujących dostępna jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji:
http://www.nccert.pl/

Jak podpisywać faktury VAT eksportowane do plików PDF certyfikatem elektronicznym?

Podpis dokumentów można uzyskać wybierając w menu programu opcje faktur VAT → Podpis faktur. Należy zahaczyć checkbox: Podpisuj cyfrowo faktury zapisywane do plików PDF i wprowadzić odpowiednie dane dotyczące certyfikatu.