Informacje ogólne | Adresy | Konfiguracja konta email | Opcje konfiguracji |  Wysyłanie | Odbieranie komunikatów | Podgląd historii

Moduł e-mail

Bezpośrednia komunikacja przez e-mail została wprowadzona, aby ułatwić śledzenie komunikatów wysyłanych / odbieranych z systemami AIS, NCTS2, AES, OSOZ2. Wymagane jest posiadanie konta pocztowego, z którym łączyć się będzie program. Moduł e-mail jest integralną częścią programów firmy Huzar Software.

Konto do wysyłki e-mail musi spełniać następujące warunki:

• być zarejestrowane w UC jako konto upoważnionego do danego systemu (AES, OSOZ2, itp),
• oferować dostęp przez protokół poczty wychodzącej SMTP (wysyłanie poczty) oraz poczty przychodzącej POP3 lub IMAP (odbieranie poczty). Protokoły te są standardem dla serwerów pocztowych. Dla kont nieposiadających tych protokołów oferujemy moduły (dodatkowo płatne) do współpracy z Lotus Notes oraz Microsoft Exchange.

Konfiguracja adresów

Aby skonfigurować konta do wysyłki e-mail, należy przejść do menu Opcje → Opcje programu → Zakładka „Systemy” → Adresy email i tam wypełnić:

Adres DO AIS, DO NCTS, DO, DO ECS, DO ICS- należy wpisać adresy, pod które wysyłane będą komunikaty do odpowiedniego systemu. Domyślne adresy może też uzupełnić program, po wybraniu funkcji „Wpisz domyślne” – jest to rozwiązanie zalecane.
Adres DO ODBIERANIA – oznacza, iż e-maile pochodzące z takiego adresu będą analizowane, wczytywane, a następnie kasowane ze skrzynki pocztowej. Adres ten można podać częściowo (np. pwk.mofnet. gov.pl), co oznacza, iż wszystkie listy, których nadawca posiada adres zawierający powyższy tekst (np. a@pwk.mofnet.gov.pl, ale i bbbb@pwk.mofnet.gov. pl) będą traktowane jako pochodzące z systemów.
Adresy ZWROTNE – adresy, na które przysyłane będą zwrotne komunikaty z poszczególnych systemów. Jeżeli w polu dla danego systemu nic nie wpisano – zostanie przyjęty adres z pola „domyślny”. I tak – w przypadku korzystania z jednego konta do obsługi różnych systemów – należy wypełnić tylko pole „domyślny”. W przypadku różnych kont (inne do ECS, inne do NCTS) – odpowiednie adresy należy wpisać przy odpowiednim koncie.

Przyciski „Wczytaj” i „Zapisz” pozwalają na przenoszenie konfiguracji między poszczególnymi użytkownikami.

Konfiguracja kont email

W menu Opcje → Opcje programu → Konta e-mail, znajduje się lista skonfigurowanych kont email. Konta prywatne są ustawiane dla każdego użytkownika osobno, natomiast ustawienia Kont wspólnych działają dla wszystkich użytkowników WinSADa.

Program WinSAD pozwala na skonfigurowanie kilku kont email, z których każde może służyć do wysyłania i/lub odbierania komunikatów. Nowe konto dodaje się za pomocą przycisku „Dodaj”, edycja istniejącego konta możliwa jest po kliknięciu „Edytuj”.

Zaznaczenie opcji „Odbieraj wiadomości w tle umożliwia automatyczne sprawdzanie wiadomości przez program WinSAD co określony okres czasu (np. co 2 minuty).

Przycisk Ustaw domyślne / Zeruj domyślne pozwala na określenie, z którego konta będą domyślne wysyłane wiadomości. Jeżeli mamy ustawione więcej niż jedno konto, a żadne z kont nie jest ustawione jako domyślne, program będzie za każdym razem pytał, z którego konta ma wysłać wiadomość.

Opcje konfiguracji

Po kliknięciu Edytuj lub Dodaj przechodzimy do okna Konfiguracji kont. W ustawieniach konta email muszą być podane wszystkie dane na dwóch pierwszych zakładkach (Konto i Serwery). I tak:

Zakładka pierwsza:

Nazwa konta to nazwa widoczna tylko w programie, która pozwala na rozróżnianie kont;
Użytkownik to nazwa widoczna przez odbiorców wysyłanych przez nas wiadomości – wpisujemy tu imię i nazwisko lub nazwę firmy;
Adres email – pełny adres konta mailowego;
Opcja „Uwzględnij przy synchronizacji” oznacza, że to konto będzie używane podczas odbierania wiadomości – proszę zauważyć, że zaznaczenie tej opcji przy kilku kontach sprawi, że program będzie sprawdzał wiadomości ze wszystkich tych kont jednocześnie;
opcja „Pozostaw wiadomość na serwerze” – program nie będzie usuwał wiadomości z serwera po ich odebraniu; pozwoli to na pobranie tych wiadomości przez inny program (np. Outlook); zaznaczając tę opcję należy zadbać o to, aby ręcznie usuwać co pewien czas wiadomości z serwera aby nie doszło do „zapchania” konta;
opcja „Pobieraj tylko nowe wiadomości z serwera” powinna być zazwyczaj zaznaczona; należy ją odznaczyć, jeśli chcemy odebrać wiadomości, które zostały już wcześniej pobrane z serwera
(i oznaczone jako przeczytane);
Dane logowania: login i hasło – należy podać login i hasło do konta pocztowego, które właśnie ustawiamy;

Zakładka druga:

na zakładce Serwery należy podać adresy serwera poczty wychodzącej i poczty przychodzącej. Adresy serwerów – oraz pozostałe dane – są znane administratorowi serwera pocztowego, z którego Państwo korzystacie. Oprócz adresów serwerów należy także podać typ serwera poczty przychodzącej (pop3 albo smtp). Jeżeli serwer pocztowy komunikuje się po portach innych niż używane zazwyczaj, należy wpisać także numery portów.
Należy zwrócić uwagę na to, czy serwer pocztowy wymaga uwierzytelniania. Jeśli tak, należy zaznaczyć opcję „Serwer wymaga uwierzytelniania„. Obecnie większość serwerów pocztowych wymaga uwierzytelniania. Ta informacja jest również dostępna u administratora poczty. Jeżeli serwer wymaga połączenia SSL, także zaznaczamy odpowiednie opcje.

Zakładka trzecia:

umożliwia ustawienie limitów czasu oczekiwania na połączenie z serwerem pocztowym. Zwykle ustawienia te pomija się. Z tej opcji należy korzystać wyłącznie wówczas, gdy występują problemy
z połączeniem, np. gdy serwer działa bardzo powoli. Zaznaczenie tej opcji sprawi, że program WinSAD nie będzie czekał na odpowiedź serwera dłużej, niż zadany okres czasu.
Jeśli korzystają Państwo z programu pocztowego, np. Outlook Express, to zazwyczaj można w nim znaleźć konfigurację kont email (np. w Outlook Express jest to menu Narzędzia → Konta).

Aby sprawdzić poprawność konfiguracji można użyć przycisku „Testuj konto” i wpisać adres email, na jaki chcemy wysłać testową wiadomość. Jeżeli test wyjdzie poprawnie pojawi się okno informujące:

Wysyłanie komunikatów do systemów AIS, NCTS2, AES

Komunikaty do różnych systemów Służby Celnej mogą być wysyłane bezpośrednio z programu jak i przez plik xml. Komunikaty można tworzyć na dwa sposoby:

1. z SADu w celu wysyłki do AIS, rozpoczęcia tranzytu (komunikaty IE54 i IE14) i zakończenia tranzytu (komunikaty IE07 i IE44),a także rozpoczęcia AES (Operacje → Operacje ECS/AES);
2. „luzem” w module e-mail (Tablice → Moduł e-mail) – dotyczy to m.in. wniosków o anulowanie i zawiadomień o przybyciu.

Znaczenie ikonek oznaczających status operacji tranzytowej opisane jest w oknie edycji danych systemu AIS, NCTS2 lub AES.

Odbieranie komunikatów z systemów

Komunikaty z systemów Służby Celnej można odebrać na trzy sposoby:

• z plików XML (np. zapisanych na pulpicie) – przez wybranie opcji „Plik → Wczytaj” w module e-mail,
• bezpośrednio – po wybraniu „Operacje → Odbierz e-maile”,
• w tle – po zaznaczeniu „Odbieraj wiadomości w tle” w Opcjach programu.

Komunikaty odebrane z systemów są analizowane przez program WinSAD, a następnie status operacji (na SADzie i powiadomieniu) jest uaktualniany. Program WinSAD wczytuje wiadomości
o załącznikach .xml oraz .pdf.

Podgląd komunikatów dla danej operacji

Dla każdego SADu/powiadomienia, które ma wpisany numer ewidencyjny (OGL, MRN, PWD) możliwy jest podgląd wysłanych/odebranych komunikatów AIS / AES / NCTS2. Służy do tego opcja „Pokaż historię wysyłek” dostępna w menu kontekstowym (prawym klawiszem myszy na SAD) – „Operacje ECS/AES” lub „Operacje NCTS”. Ten sam rezultat można uzyskać otwierając okno modułu e-mail, wpisując tam MRN oraz zaznaczając opcję „pokaż tylko wybrany”.