Składnica dokumentów

Moduł Składnica Dokumentów jest modułem do programów Huzar Software umożliwiającym przechowywanie oraz zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej, głównie skanami dokumentów papierowych. Moduł pozwala na wyszukiwanie, podgląd, wydruk przechowywanych dokumentów oraz powiązanie ich z dokumentami SAD.

Cechy modułu Składnica Dokumentów

przechowywanie dowolnej liczby dokumentów elektronicznych – skanów, plików graficznych, linków (odnośników) i innych
możliwość opisywania i wyszukiwania przechowywanych dokumentów
konfiguracja wymaganych opisów dokumentów (typy dokumentów)
integracja z oprogramowaniem Huzar Software
kontrola dostępu do dokumentów
kontrola terminu ważności dokumentów
drukowanie dokumentów bezpośrednio do składnicy, zamiast na papier
generowanie zestawu dokumentów do celu ewentualnej kontroli celnej
automatyzację procesu dodawania dokumentów do Składnicy Dokumentów
dostęp do dokumentów za pomocą przeglądarki internetowej (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome)
łatwa i prosta integracja modułu z zewnętrznymi programami firm trzecich

Zastosowanie modułu Składnica Dokumentów pozwoli na lepszą organizację pracy działu celnego, poprzez włączenie programów Huzar Software do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.

Instalacja i konfiguracja modułu Składnica Dokumentów

Do korzystania z modułu Składnica Dokumentów konieczne jest posiadanie licencji jednego programów Huzar Software, np. WinSAD . Następnie należy do katalogu z programem skopiować plik modułu – HSPlugSkladDok.dll. Plik ten można:

pobrać z serwisu online
otrzymać e-mailem z firmy Huzar Software

Użytkowników, którzy chcą przetestować moduł Składnica Dokumentów prosimy o kontakt – huzar@huzar.pl.

Po skopiowaniu modułu do katalogu z programem i uruchomieniu właściwego programu, np. WinSADa, informacja o module (nazwa, wersja) powinna pojawić się w menu Opcje -> Konfiguracja modułów. Główne okno modułu dostępne jest w menu Składnica Dokumentów -> Dokumenty lub pod klawiszem Ctrl+F10. Pierwsze uruchomienie modułu automatycznie uruchomi asystenta konfiguracji i przeprowadzi użytkownika przez proces konfiguracji.

Instalacja i konfiguracja serwisu WWW

Rozszerzeniem modułu Składnica Dokumentów jest Składnica Dokumentów WWW, która udostępnia podgląd dokumentów i załączników za pomocą przeglądarki internetowej (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome). Aby zainstalować serwis Składnica Dokumentów WWW należy posiadać dowolny serwer www (np. Apache, IIS) ze skonfigurowaną obsługą PHP, działający pod kontrolą dowolnego systemu operacyjnego (np.: Windows, Unix/Linux). Plik serwisu Składnica Dokumentów WWW należy pobrać ze strony online, następnie rozpakować go do katalogu stron serwera WWW. Aby uruchomić serwis należy w oknie przeglądarki wpisać adres serwera WWW wraz z nazwą katalogu, do którego rozpakowany został plik (np.: http://127.0.0.1/SkladDokWWW lub https://192.168.1.1:443/SkladDokWWW).

Pierwsze uruchomienie serwisu przekieruje użytkownika na stronę asystenta konfiguracji, który wspomoże użytkownika w procesie konfiguracji serwisu.

Pierwszy etap konfiguracji to ustawienia PHP, tabela w której przedstawione są nazwy opcji, aktualne wartości, wartości zalecane przez firmę Huzar Software oraz opis/komentarz do opcji.

W przypadku gdy konfiguracja PHP jest niewłaściwa, odpowiednia pozycja w tabeli uzyska status błędu wraz z odpowiednim komentarzem w kolumnie “Uwagi”.

Zmiany konfiguracji PHP należy zweryfikować odświeżając stronę asystenta konfiguracji lub klikając przycisk “Sprawdź” wyświetlony poniżej tabeli.

W przypadku gdy konfiguracja PHP jest prawidłowa na ekranie ujrzymy stosowny komunikat.

Drugi etap konfiguracji to baza danych Firebird. Należy wypełnić pola “Adres serwera” (Uwaga! Składnica Dokumentów WWW jest tylko rozszerzeniem modułu Składnica Dokumentów, do swojego działania wymaga posiadania zainstalowanego modułu Składnica Dokumentów, jako adres serwera należy podać adres do bazy danych modułu Składnica Dokumentów), “Użytkownik” oraz “Hasło”, a następnie wcisnąć przycisk “Generuj”, który przygotuje plik konfiguracyjny.

Jeśli uprawnienia do katalogu serwera przechowującego plik konfiguracyjny pozwalają na zapis pliku dla asystenta konfiguracji, wciśnięcie przycisku “Utwórz plik konfiguracyjny” spowoduje utworzenie pliku oraz wyświetlenie komunikatu informujacego o prawidłowej konfiguracji.

W przypadku braku stosownych uprawnień zapisu na ekranie zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat o błędzie wraz z informacją o konieczności ręcznego stworzenia pliku.

Trzeci etap konfiguracji przedstawia dodatkowe opcje, zalecane przez firmę Huzar Software, poprawiające bezpieczeństwo i funkcjonowanie serwisu.

Po prawidłowym skonfigurowaniu serwisu na ekranie wyświetlony zostanie przycisk, którego kliknięcie wyświetli stronę logowania serwisu.

Powiązanie z dokumentem SAD

Aby powiązać dokument SAD z wybranym dokumentem ze Składnicy Dokumentów należy podczas edycji dokumentu SAD przejść na zakładkę Dokumenty powiązane, a następnie wybrać przycisk Dodaj. Aby wyświetlić szczegółowe informacje z powiązanym dokumentem ze Składnicy Dokumentów, po zaznaczeniu dokumentu na zakładce Dokumenty powiązane należy wybrać przycisk Pokaż.

Integracja z systemem Microsoft Windows

Integracja modułu z systemem operacyjnym Microsoft Windows polega na dodaniu do menu kontekstowego każdego pliku oraz katalogu opcji o nazwie “Dodaj do Składnicy Dokumentów”.

Po wybraniu opcji uruchomiony zostanie moduł HSPlugSklad.dll (Składnica Dokumentów) za pomocą pliku rundll32.exe, który wyświetlając poniższe okno, umożliwi zapis plików oraz dokumentu w Składnicy Dokumentów.

Ograniczenia

Do Składnicy Dokumentów może zostać dodany tylko plik. Wybranie opcji “Dodaj do Składnicy Dokumentów” na katalogu spowoduje zeskanowanie plików, które znajdują się w danym katalogu oraz jego podkatalogach i wyświetlenie ich na liście plików.

Ze względów wydajnościowych dodawanie plików zostało ograniczone do 50 plików. Przy próbie dodania większej ilości plików niż 50, na ekranie wyświetlony zostanie komunikat.

Zaznaczenie kilku plików lub katalogów umożliwi dodanie wszystkich plików, które zostaną zeskanowane z wybranych ścieżek. Ograniczeniem jest system Microsoft Windows, który ukryje opcję “Dodaj do Składnicy Dokumentów” w przypadku gdy zaznaczonych zostanie więcej niż 15 plików i katalogów.

Odpowiedni wpis w rejestrze, który steruje tym ograniczeniem wygląda następująco:

HKCUSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionExplorer
Name : MultipleInvokePromptMinimum
Type : DWORD
Default : 15 (decimal)

Instrukcja techniczna

Moduł Składnica Dokumentów przy starcie dodaje do rejestru dwa wpisy:

a) dla plików

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CLASSES_ROOT*shellDodajDoSkladDok]
@=”Dodaj do Składnicy Dokumentów”
[HKEY_CLASSES_ROOT*shellDodajDoSkladDokcommand]
@=”rundll32.exe “C:\HSPlugSkladDok.dll”,ZapiszPlik “%1″”

b) dla katalogów

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CLASSES_ROOTFoldershellDodajDoSkladDok]
@=”Dodaj do Składnicy Dokumentów”
[HKEY_CLASSES_ROOTFoldershellDodajDoSkladDokcommand]
@=”rundll32.exe “C:\HSPlugSkladDok.dll”,ZapiszPlik “%1″”

Integracja z oprogramowaniem Huzar-Software

Zainteresowanych zakupem bądź przetestowaniem modułu prosimy o kontakt.

Cennik

Od 2024 r. Składnica Dokumentów jest obecnie dostępna tylko dla klientów z pakietem rozszerzonym. Klienci, którzy mają już licencje tego modułu, ale nie zdecydowali się na pakiet rozszerzony, mogą wykupić aktualizacje wg poniższego cennika.

Cennik aktualizacji na rok 2024

Aktualizacja Składnica Dokumentów
każde stanowisko	282 zł /pół roku

Instrukcja obsługi

Instrukcja obsługi modułu: pobierz.

Podział bazy

Zapis plików (komunikatów celnych, wiadomości e-mail oraz innych dokumentów) w Składnicy Dokumentów po jakimś czasie doprowadzi do wzrostu wielkości pliku bazy danych. Czasochłonne stanie się archiwizowanie bazy danych oraz ewentualne jej przywracanie. Rozwiązaniem powyższego problemu jest podział bazy danych na części za pomocą lokalizacji. Lokalizacja w Składnicy Dokumentów to miejsce, w którym przechowywane są pliki (załączniki dla dokumentów). Lokalizacją może być wskazany katalog/folder na dysku komputera, może to być zewnętrzna baza danych. Konfiguracja Składnicy Dokumentów pozwala na stworzenie wielu lokalizacji. Każda lokalizacja może przechowywać pliki (załączniki dla dokumentów) z innego okresu (lokalizacje wg daty dodania dokumentu) lub określonego typu (lokalizacja wg typu dokumentu).

Poniższa instrukcja opisuje podział Składnicy Dokumentów wg rocznika daty dodania dokumentu. Na każdy rok, w którym został dodany dokument, powstanie osobna baza danych. Na sam koniec starsze roczniki zostaną zablokowane i będzie możliwy jedynie ich odczyt, dzięki czemu przyszła archiwizacja bazy danych obejmować będzie tylko bieżącą lokalizację, w której zapisywane są nowo dodawane dokumenty.

Prezentowana baza Składnicy Dokumentów zawiera około 13GB dokumentów i załączników.

Posiada również jedną lokalizację, w której przechowywane są wszystkie pliki (12.79GB zajętości, 13377 plików).

Pierwszym krokiem jest utworzenie lokalizacji wg rocznika dokumentów. Nasz przykład zakłada utworzenie trzech lokalizacji (dla roczników 2013, 2014 oraz 2015).

Dla nowo tworzonej lokalizacji należy określić typ “Zewn. baza danych”, pojemność (bezpiecznie jest podać większą wartość) oraz wskazać położenie pliku bazy danych (klikając dwukrotnie na kolumnie Wartość w ramce Atrybutów.

Ponownie uruchomienie programu spowoduje utworzenie plików baz danych dla dodanych lokalizacji (po odpowiedniej akceptacji użytkownika).

Na tym etapie, wszystkie utworzone lokalizacje nie mogą być “do odczytu“, nie mogą też być “zablokowane“.

Po utworzeniu lokalizacji, w katalogu bazy danych Składnicy Dokumentów pojawią się kolejne pliki baz danych poszczególnych lokalizacji (LOKALIZACJA_2013.FDB, LOKALIZACJA _2014.FDB, LOKALIZACJA_2015.FDB).

Drugim krokiem jest przeniesienie plików (załączników dokumentów). W tym celu, w oknie listy lokalizacji należy kliknąć przycisk “Przenieś pliki” znajdujący się w prawym, górnym rogu okna.

Jako lokalizację źródłową należy wskazać naszą podstawową lokalizację, a więc “Baza danych“. Lokalizacją docelową będzie lokalizacja dla wybranego rocznika. W ramce filtrów należy podać datę wg, której załączniki dokumentów zostaną przeniesione.

Załączniki dokumentów z datą modyfikacji 2013-01-01 do 2013-12-31 należy przenieść do lokalizacji rocznika 2013. Analogicznie należy przenieść pozostałe załączniki dokumentów dla kolejnych roczników (2014, 2015).

Przenoszenie załączników można wykonywać podczas pracy użytkowników. Proces przenoszenia może zostać przerwany w każdym momencie. Kolejne przenoszenie wznowi proces dla pozostałych załączników.

Przeniesienie wszystkich załączników dokumentów spowoduje ich rozkład pomiędzy lokalizacjami. Na koniec lokalizacje archiwalne (2013 i 2014) należy oznaczyć “do odczytu”. Podstawowa lokalizacja “Baza danych” również powinna być oznaczona “do odczytu”. Załączników w lokalizacji oznaczonej “do odczytu” nie można modyfikować (dodawać oraz usuwać). Możliwy jest jedynie ich podgląd.

Krokiem trzecim jest utworzenie kopii zapasowej baz danych. Dla plików baz danych lokalizacji oznaczonych “do odczytu” należy wykonać jedną archiwizację. Ponieważ bazy danych te nie będą już modyfikowanie, nie będzie konieczne wykonywanie kolejnych kopii zapasowych.

Kopię zapasową bazy danych (UWAGA! podczas tworzenia kopii zapasowej, do bazy danych nie może być podłączony żaden użytkownik) można wykonać za pomocą polecenia:

gbak -v -t -user SYSDBA -password <hasło> :<położenie_pliku_bazy_danych> <docelowa_scieżka_archiwum>.fbk

Kopia zapasowa głównego pliku (13GB) Składnicy Dokumentów (po przeniesieniu załączników do zewnętrznych lokalizacji) zajmuje około 2.5MB.

Przywrócenie bazy danych należy wykonać w następujący sposób:

gbak -c -v -user SYSDBA -password <hasło> <położenie_archiwum>.fbk :<położenie_pliku_bazy_danych>

Główny plik bazy danych (SKLADDOKUM.FDB) Składnicy Dokumentów (po przeniesieniu załączników) należy oczyścić z pustych miejsc. W tym celu należy wykonać jego kopię zapasową, a następnie ponownie przywrócić. W naszym przypadku, oczyszczony plik (po przywróceniu z kopii zapasowej), zawierający jedynie informacje o dokumentach, powiązaniach zajmuje około 7.5MB. Główny plik bazy danych (SKLADDOKUM.FDB) Składnicy Dokumentów oraz plik bieżącej lokalizacji (LOKALIZACJA_2015.FDB) to jedyne bazy danych, dla których należy wykonywać kopie zapasowe (zabezpieczające nasze dane na wypadek awarii).

Na początku kolejnego roku kalendarzowego, należy utworzyć kolejną lokalizację (Lokalizacja_2016), która stanie sią naszą bieżącą lokalizacją (dla nowo dodawanych załączników). Lokalizację z poprzedniego roku należy oznaczyć “do odczytu” oraz wykonać po raz ostatni jej kopię zapasową.

Pytania i odpowiedzi?

1. Zainstalowałem/am moduł Składnica Dokumentów jednak brakuje mi kilku funkcjonalności. Czy mogę to jakoś zgłosić?

Prosimy o kontakt z naszym Biurem Obsługi Klienta w celu omówienia szczegółów modyfikacji i rozszerzenie modułu o dodatkowe funkcje.

2. Chciałbym/Chciałabym automatycznie napełniać Składnicę Dokumentów plikami, które znajdują się na dysku sieciowym, na serwerze FTP, na mojej skorzynce pocztowej, jak to zrobić?

Automatyczny zapis plików ze skrzynki pocztowej można wykonać z użyciem dostępnych w module Filtrów Wiadomości E-Mail tworząc odpowiednie reguły pozwalające na selekcję wybranych wiadomości oraz załączników i odpowiedni ich zapis. W pozostałych przypadkach prosimy o kontakt w celu doprecyzowania informacji na temat położenia plików i zasad ich zapisu.

3. Po co mi szyfrowanie SSL w Składnicy Dokumentów WWW?

Szyfrowanie SSL (protokół HTTPS) gwarantuje bezpieczeństwo przesyłanych danych uniemożliwiając ich przechwytywanie oraz podmianę. Szczególnie ważne w serwisach, do których należy się logować podając hasło użytkownica. Użycie SSL (HTTPS) w serwisie Składnica Dokumentów WWW jest opcjonalne, aczkolwiek ZALECANE przez firmę Huzar Software.

4. Kupiłem/am nowy dysk do serwera. Którą lokalizację mam wybrać by wykorzystać dysk do przechowywania plików?

Firma Huzar Software zaleca używanie lokalizacji typu Baza danych do przechowywania plików. Jednak lokalizacja ta jest powiązana z bazą danych modułu, zatem aby móc skorzystać z nowego dysku, należy przy wyłączonym serwerze Firebird przenieść plik bazy danych na nowy dysk oraz po uruchomieniu serwera firebird i modułu Składnica Dokumentów zwiększyć pojemność lokalizacji. Innym sposobem jest stworzenie nowej lokalizacji typu Dysk lokalny i jako ścieżki wskazanie katalogu na nowym dysku. Przy tego typu konfiguracji należy pamiętać o kopii zapasowej/archiwizacji danych nowego dysku po każdorazowym stworzeniu kopii zapasowej bazy danych modułu Składnica Dokumentów.

5. Jak skonfigurować moduł aby mieć dostęp do dokumentów za pomocą przeglądarki internetowej bez konieczności logowania?

Dostęp do wszystkich dokumentów Składnicy Dokumentów jest zawsze możliwy tylko po zalogowaniu się do strony WWW. Istnieje jednak możliwość skopiowania wybranego adresu www dokumentu i przesłania go do osoby nie posiadającej konta w Składnicy Dokumentów, która to po kliknięciu uzyska dostęp do danego dokumentu. W tym celu w ustawieniach modułu (menu Składnica Dokumentów -> Konfiguracja -> Ustawienia -> SD WWW) należy zaznaczyć opcję “Pozwalaj na publiczny dostęp wg klucza” oraz wypełnić pole “Adres serwera WWW” wpisując prawidłowy adres serwera WWW, na którym zainstalowano Składnicę Dokumentów WWW (uwzględniając protokół (http/https) oraz opcjonalnie port serwera 81/8080 (np.: https://192.168.1.1/SD lub https://intranet.firma.pl:444/SD)).

Po zapisaniu zmian przy każdym dokumencie pojawi się adres URL (pole Adres WWW) zapewniający dostęp do danego dokumentu bez konieczności logowania się do Składnicy Dokumentów WWW.